Sharepoint之:如何利用列表功能自动编号

有的时候，为了非常清楚、简单、快速地识别系列文件，我们会要求为这些系列文件编号，不能重复地编号，并且是一些容易识别的有特征的号。

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人工编号时间久了，编号记录很容易发生混乱，记不准的情况时有发生。这个时候，就希望有个可以自动编号系统，编出来的号有可识别的特点，并且是唯一、有档案可查的，减少人为错误。

下面是利用Sharepoint列表功能制作自动编号系统的方法。

01

定义好需要的编号规则，比如：编号特征+辅助取号 -- “2017文件xxxx”。

这个编号规则是根据文件分类管理的需求而自定义。在建编号系统前最好能够固定下来，省得后面改起来，牵涉到方方面面太多。

02

创建一个自定义列表，这是个辅助计数列表，步骤是Sharepoint通用创建自定义列表的方法：网站设置--创建--自定义列表。

在列表的设置中，创建栏，辅助计数列表可以只有三栏：标题、上一个编号、下一个编号。上一个编号定义是几，编号就从几+1开始编；下一个编号列是计算值，公式是“=[上一个编号]+1”。

新建一个项目，标题为“111”，上一个编号输入0。如果想编号从5开始，那么输入上一个编号为5。

这里是关键的地方，后面还会用到这一步建的项目。

03

下面再创建另一个用于正式编号的列表，方法同自定义列表的创建。正式编号列表包含四栏：标题、文件编号、编号特征、辅助取号。

编号特征栏设定为默认值，比如：“2017文件”。

文件编号栏设定为计算值，公式为“=编号特征+辅助取号”，这样，文件编号就是我们期望的“2017文件xxxx”的模样了。只是这时候的辅助取号功能还没开始正常工作，要再设定取号的工作流。

04

设计正式编号列表的workflow。

用Sharepoint Designer设置列表的工作流，工作流开始选项要都勾上。见下图：

在操作中选设置工作流变量，将工作流变量新建名字为“变量：号”，设置工作流变量“变量：号”=“辅助计数列表：下一个编号”。

在操作中选设置当前项目中的域，将“辅助编号”设置为工作流变量“变量：号”。辅助编号栏的取号功能，也可以自动完成了。

最后，在操作中选更新列表项，更新辅助计数列表中“上一个编号”为“变量：号”，选择列表项中标题为“111”的项。

这样，标题为“111”的项目，就可以进行循环编号了，完成了编号自动递增功能。

05

调整编号列表。

为了避免新建编号的一些误操作，希望编号只输入一些规定需要输入的数据即可，计算值需要隐藏起来不输入。

步骤是：列表的设置--列表设置--高级设置--把“是否允许管理内容类型?”改成“是”，在单击确定后，在内容类型处，修改项目，把在新建按钮上不需要填写的栏隐藏起来。

现在就可以正式新建编号了。新建时，只需输入文件名字就可以，编号就会自动生成了，而且是唯一连续递增的编号号。

将数据放入sharepoint列表的第一步是导出数据对吗

将数据放入sharepoint列表的第一步不是导出数据，第一步是定义列表的列，可以把列表当成是传统数据库的表。

将数据表格导出为SharePoint列表的方法如下：

1、打开软件点击办公软件菜单栏第九项，设计。

2、然后点击办公软件菜单栏表格工具下方导出。

3、将表格导出到SharePoint列表。

4、在新窗口中点击地址，需要指定发布表的位置。

5、给所提供的表取名和加以说明。

6、点击下一步。

7、完成。

Sharepoint文档库之：Word文档内容与Sharepoint列表栏内容的联动

在建Sharepoint的word文档库的时候，有的时候希望word文档的内容能够在Sharepoint文档库列表栏中出现，以便于文档归类、汇总和数据提取。见下图1：

如果在word文档中输入一遍内容，再在Sharepoint列表栏中再输入一次相同的内容，一个是降低了工作效率，另一个就是多出了一个出现人工错误的可能。这是使用文档库的人员非常不希望有的工作方式。

那么就希望在word文档中输入的内容可以在列表栏中自动提取，而不是二次手工输入。

在反复研究Sharepoint的列表栏与word文档之间的关系后发现，列表栏的内容是存在于word文档的属性里的。如果调出word文档的属性就能看到列表栏的内容。

他们的互动关系是：

word文档内容--word文档属性--Sharepoint列表栏内容

01

如何调用和修改word文档的属性的？

在word文档的左上角，单击office按钮、准备、属性，就可以看到word文档的属性信息展示在菜单和文档中间的部分，调用就完成了。这个时候，也可以自由修改属性内容了。见图2：

这些属性信息就是Sharepoint的列表栏内容。将来建好Sharepoint列表栏之后，栏内容就会展示在属性里。

02

如何建Sharepoint文档库的word文档模版？

首先，在Sharepoint网页中建一个文档库，文件类型选word文档。

步骤是：网站操作、创建、文档库、文档模版选word文档，如果想建excel电子表格也可以，步骤相同。

然后，建文档库列表栏，最好一次建完整了，不然后面得反复导入更新属性的word文档模版。见图3:

现在开始制作word文档模版。

在建好的文档库里，新建项目，打开的是一个空白的word文档，用步骤01调出文档属性，我们就会看见，Sharepoint列表栏的内容都展示出来了。

在空白的文档里建好需要的格式，保存到本地机里。

03

如何把word文档的输入内容与Sharepoint列表栏内容，联系起来进行联动？

在02中得到的word模版中，假如输入内容与Sharepoint列表栏内容相同，希望只在一个地方输入，另一个地方自动更新，那么就在word文档中插入一个属性。

操作步骤：插入、文档部件、属性名字。见图4:

这个时候，无论是在文档里输入这个内容，还是在列表里输入内容，这两个地方的内容都一致了。

04

如何把word模版导入Sharepoint文档库？

用Sharepoint Designer把模版导入到网页的DocList/Forms文件夹里，步骤是：打开Sharepoint Designer、单击文件、导入、文件，导入文件后修改文件名为template，也可以不改，只是为了好识别。见图5：

右键template，进入template属性中，拷贝标题中template地址，后面要粘贴到文档库设置、高级设置中的模版URL的地址处，见图6：

05

检查新建的word文档。

新建的word文档，我们看到文档格式跟模版一致了。输入word文档中的内容，属性内容跟着变；输入属性内容，word文档内容变。

保存word文档以后，Sharepoint文档库列表内容也跟着联动了。见图7：

06

在网页中新建的word文档，对于Window XP的系统可以自动保存到网页列表中。

Win7以上系统，在网页中新建的word文档可能要先存到本地，再上传到文档库里，这个过程还没找到好方法自动保存到网页上。

文档内容和Sharepoint列表栏内容联动的方法是一样的，就是多了重新上传的步骤。

这是我在建文档库时，使用的一些小技巧，分享出来，希望有用。

如何将Excel导入到SharePoint列表

首先，启动 Excel，创建一个空白的电子文档。

第二步，在 Excel 中输入你的数据，数据可以存在一个表头。

第三步，选中输入的区域，然后，在插入中找到创建表格。注意，一定要先选中区域。

第四步，点击表格按钮之后，会弹出一个对话框，确认数据的区域。默认情况下，已经选中了 表包含标题的复选框。

第五步，此时，工具栏上会增加一个称为 “表格工具”的工具组，其中有一个按钮：Publish and allow sync ，可以用来同步到 SharePoint 中。

第六步，点击这个按钮。

第七步，之后，会弹出一个对话框，需要输入 SharePoint 的地址和列表的名称。

第八步，输入这些信息之后的界面。

第九步，确认之后，点击 publish 按钮，就可以发布到 SharePoint 中了。

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